Welchen Vertrag Sie mit dem Caterer schließen
Wer ein Hochzeitscatering bucht, schließt in aller Regel einen Werkvertrag. Der Caterer schuldet damit nicht nur Mühe, sondern ein Ergebnis: ein bewirtetes Fest zur verabredeten Zeit, in der verabredeten Menge. Diese Einordnung ist nicht akademisch, denn an ihr hängt, welches Kündigungsrecht Ihnen im Streitfall zusteht.
Ein Angebot wird schon durch Ihre Annahme zum Vertrag, auch per E-Mail, eine besondere Form schreibt das Gesetz nicht vor. Lassen Sie sich trotzdem eine Auftragsbestätigung mit allen Positionen schicken und antworten Sie schriftlich darauf. Bei einer Feier, die zwölf Monate später stattfindet, erinnert sich sonst niemand mehr an ein Telefonat.
Was eine Absage der Feier kostet
Sie dürfen jederzeit absagen, auch ohne Grund. Kostenlos ist das nicht: Das Gesetz erlaubt dem Betrieb, die vereinbarte Vergütung zu verlangen. Er muss sich aber anrechnen lassen, was er dadurch erspart oder anderweitig verdient. Für den noch nicht erbrachten Teil wird vermutet, dass ihm 5 Prozent zustehen, diese Vermutung kann jede Seite widerlegen.
Entscheidend ist deshalb der Zeitpunkt der Absage. Zwölf Monate vorher hat ein Caterer meist noch nichts eingekauft und kann den Termin neu vergeben, fast die gesamte Vergütung ist dann erspart. Drei Tage vorher sind Ware bestellt und Personal eingeteilt, erspart ist dann wenig.
| Position | Bei Absage erspart | Warum |
|---|---|---|
| Frische Ware, noch nicht bestellt | vollständig | Der Einkauf findet nicht statt |
| Frische Ware, bereits geliefert | kaum | Verderbliche Ware lässt sich selten anderweitig nutzen |
| Servicekräfte auf Abruf | überwiegend | Ohne Einsatz entsteht kein Lohnanspruch |
| Fest angestelltes Personal | nicht | Der Lohn läuft unabhängig von der Feier weiter |
| Mietgeräte und Leihgeschirr | je nach Stornofrist | Der Betrieb gibt weiter, was er selbst noch stornieren kann |
Sagen Sie deshalb ab, sobald feststeht, dass die Feier nicht stattfindet. Jede Woche früher erhöht die ersparten Kosten und senkt Ihre Zahlung. Halten Sie fest, welche Ware der Betrieb schon bestellt hat und ob er den Termin neu vergeben kann, beides mindert seinen Anspruch. Diese Rechnung ersetzt keine Rechtsberatung, verändert aber das Gespräch: Wer mit einer Aufstellung verhandelt statt mit einem Gefühl, bekommt meist eine sachliche Antwort.
Wann eine Stornostaffel unwirksam ist
Die meisten Verträge ersetzen die gesetzliche Abrechnung durch eine feste Stornostaffel, etwa 30 Prozent ab sechs Monaten, 90 Prozent in der letzten Woche. Solche Klauseln sind zulässig, scheitern in vorformulierten Geschäftsbedingungen aber regelmäßig an einem fehlenden Halbsatz. Ihnen muss ausdrücklich erlaubt sein nachzuweisen, dass gar kein Schaden oder ein wesentlich geringerer entstanden ist. Fehlt dieser Vorbehalt, ist die ganze Klausel unwirksam.
Unwirksam ist eine Staffel außerdem, wenn sie den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigt. 90 Prozent ein halbes Jahr vorher sind so ein Fall, wenn dann noch nichts eingekauft ist. Und ganz grundsätzlich gilt: Eine Klausel, die Sie unangemessen benachteiligt oder unklar formuliert ist, hält vor Gericht nicht stand.
| Prüffrage | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Steht der Nachweisvorbehalt darin? | Es muss ausdrücklich stehen, dass Sie einen geringeren oder gar keinen Schaden nachweisen dürfen |
| Übersteigt die Pauschale den üblichen Schaden? | 90 Prozent ein halbes Jahr vorher sind kaum zu begründen |
| Ist die Staffel verständlich formuliert? | Stichtage mit Datum statt Wörtern wie kurzfristig oder zeitnah |
| Was passiert mit der Anzahlung? | Verrechnung oder Verfall muss ausdrücklich geregelt sein |
Wie Gästekorridor und Nachmeldefrist funktionieren
Bei einer Hochzeit steht die Gästezahl selten früh fest, dafür gibt es den Teilnehmerkorridor. Sie buchen eine Zahl und dürfen sie bis zu einem Stichtag innerhalb einer vereinbarten Spanne ändern. Danach wird die gemeldete Zahl abgerechnet. Ohne diese Vereinbarung gilt die Zahl aus dem Vertrag, und jede Abweichung wird zur Verhandlung.
- Die Spanne nach unten und oben: Um wie viele Gäste dürfen Sie reduzieren oder aufstocken, ohne dass sich der Preis je Person ändert?
- Der Stichtag mit Datum und Uhrzeit, nicht nur eine Wochenangabe.
- Die Form der Meldung: schriftlich an eine benannte Adresse, nicht mündlich an die Servicekraft.
- Der Preis für Nachmeldungen nach dem Stichtag, meist der volle Personenpreis ohne Mengenrabatt.
- Die Behandlung von Kindern: als volle, halbe oder eigens bepreiste Gäste.
Fragen Sie zusammen mit der Zusage auch die Sonderkost Ihrer Gäste ab, vegetarisch, vegan oder allergikergerecht. Diese Zahl trifft sonst oft erst kurz vor der Feier ein, wenn der Betrieb längst eingekauft hat. Er muss für jede Speise wissen, welche Allergien darin stecken.
Was bei höherer Gewalt gilt
Fällt die Feier aus Gründen aus, die niemand zu vertreten hat, kommt zuerst eine Anpassung des Vertrags in Betracht, etwa eine Verlegung auf einen anderen Termin. Der Rücktritt kommt erst infrage, wenn das nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Das Gesetz verlangt dafür eine schwerwiegende Veränderung der Umstände, schlechtes Wetter oder eine abgesagte Reisegruppe reichen nicht.
Können Sie das Fest auf einen anderen Termin verlegen?
Enthält der Vertrag eine Regelung zur Verlegung?
Nutzen Sie sie, melden Sie den Wunsch schriftlich fristgerecht, und halten Sie fest, was mit der Anzahlung geschieht.
Schlagen Sie die Verlegung von sich aus vor. Für den Betrieb ist ein verschobener Auftrag fast immer besser als ein stornierter, und für Sie günstiger als jede Stornostaffel.
Liegt eine schwerwiegende, unvorhergesehene Änderung der Umstände vor?
Verlangen Sie schriftlich zunächst eine Anpassung des Vertrags. Der Rücktritt kommt erst infrage, wenn eine Anpassung nicht möglich oder zumutbar ist.
Kündigen Sie und rechnen Sie nach ersparten Kosten ab. Sagen Sie so früh wie möglich ab, jeder Tag früher erhöht das, was sich der Betrieb anrechnen lassen muss.
Bestätigen Sie jedes wichtige Telefonat mit drei Sätzen per E-Mail, in denen steht, was besprochen wurde. Das kostet zwei Minuten und ersetzt im Zweifel ein Gutachten.
Der Zeitplan von der Anfrage bis zur Rechnung
Der Ablauf unten beginnt dort, wo der Ort feststeht, und endet am Tag nach der Feier. Die Abstände sind Erfahrungswerte für ein Fest mittlerer Größe und verschieben sich, wenn Sie in der Hauptsaison von Mai bis September feiern.
Anfrage mit vollständigen Angaben
Datum, Ort, Gästezahl, Uhrzeit, gewünschtes Format und ob es vor Ort eine Küche gibt. Ohne diese Angaben gibt es keine Angebot, nur eine Rückfrage.
Angebote mit Positionen vergleichen
Nettopreise getrennt nach Speisen und Getränken, Grammangaben je Komponente, Zahl der Servicekräfte. Erst dann lassen sich zwei Angebote nebeneinanderlegen.
Probeessen vereinbaren
Klären Sie vorher, ob es kostet und ob der Betrag bei Buchung verrechnet wird. Nehmen Sie die Person mit, die am Tag selbst entscheidet.
Vertrag prüfen und unterschreiben
Achten Sie auf Stichtag und Korridor der Gästezahl, die Stornostaffel mit Nachweisvorbehalt und die Regelung zur Verlegung.
Endzahl melden und Ablauf abstimmen
Melden Sie die Gästezahl schriftlich zum Stichtag und stimmen Sie den Zeitplan ab: wann das Buffet öffnet, wann die zweite Charge kommt.
Abnahme und Abrechnung
Lassen Sie Bruch und Verlust am Ende des Abends gemeinsam zählen und prüfen Sie die Rechnung Position für Position gegen das Angebot.
Häufige Fragen
Was kostet es, ein Hochzeitscatering abzusagen?
Das hängt vom Zeitpunkt ab. Der Betrieb behält seine Vergütung, muss sich aber ersparte Kosten und anderweitigen Verdienst anrechnen lassen, für den nicht erbrachten Teil vermutet das Gesetz 5 Prozent. Zwölf Monate vorher ist fast alles erspart, in der letzten Woche fast nichts, weil Ware gekauft und Personal eingeteilt ist. Enthält der Vertrag eine wirksame Stornostaffel, gilt diese statt der gesetzlichen Rechnung.
Wann ist eine Stornoklausel im Catering-Vertrag unwirksam?
Vor allem dann, wenn Ihnen nicht ausdrücklich erlaubt wird nachzuweisen, dass gar kein Schaden oder ein geringerer entstanden ist. Unwirksam ist eine Klausel außerdem, wenn die Pauschale den nach gewöhnlichem Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigt. Fällt die Klausel weg, wird nach ersparten Kosten abgerechnet, nicht kostenfrei storniert.
Bis wann kann ich die Gästezahl beim Hochzeitscatering ändern?
Bis zu dem Stichtag, den Sie im Vertrag vereinbart haben, eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Üblich ist ein Korridor mit einer Spanne nach oben und unten und einem Stichtag mit Datum und Uhrzeit. Danach wird die gemeldete Zahl abgerechnet, Nachmeldungen kosten meist den vollen Personenpreis. Melden Sie die Zahl schriftlich, eine mündliche Meldung an eine Servicekraft genügt nicht.
Wie viele Servicekräfte braucht eine Hochzeit mit 100 Gästen?
Das hängt vom Format ab. Bei einem Buffet mit Selbstbedienung betreut eine Servicekraft 25 bis 30 Gäste, bei einem am Platz servierten Menü dagegen nur 10 bis 15. Für 100 Gäste sind das rund vier Kräfte beim Buffet und sieben bis zehn beim Menü. Wird zusätzlich am Platz eingeschenkt, steigt die Zahl weiter.
Muss ich das Probeessen beim Caterer bezahlen?
Das ist Verhandlungssache, eine gesetzliche Regel gibt es nicht. Viele Betriebe berechnen ein Probeessen und verrechnen den Betrag bei Buchung, andere bieten es ab einer bestimmten Auftragsgröße kostenfrei an. Klären Sie beides vorher schriftlich, und nehmen Sie zum Termin die Person mit, die am Hochzeitstag entscheidet.
Was passiert, wenn die Hochzeit wegen höherer Gewalt ausfällt?
Zunächst kommt eine Anpassung des Vertrags in Betracht, meist eine Verlegung auf einen anderen Termin. Erst wenn das nicht möglich oder nicht zumutbar ist, kommt der Rücktritt infrage. Vorausgesetzt ist eine schwerwiegende, unvorhergesehene Änderung der Umstände, nicht jedes schlechte Wetter. In der Praxis ist eine Verlegung deshalb der erste Weg, und für beide Seiten günstiger als eine Absage.