Warum es keinen amtlichen Durchschnittspreis gibt
Eine Stelle, die den Preis für Catering pro Person misst, gibt es nicht. Das Statistische Bundesamt beobachtet nur, wie stark sich Preise verändern, nicht wie hoch sie sind, und für Catering gibt es keine Gebührenordnung wie bei Ärzten oder Notaren. Jeder Preis, den Sie irgendwo lesen, stammt von einem einzelnen Betrieb und gilt nur für dessen eigenes Angebot.
Die Richtung zeigt die Statistik trotzdem: Gaststätten waren im August 2026 um 3,1 Prozent teurer als ein Jahr zuvor, Nahrungsmittel selbst stiegen nur um 0,1 Prozent. Der Kostentreiber ist also die Arbeit, nicht der Einkauf. Das zeigte sich auch, als der Staat zum 1. Januar 2026 die Steuer auf Speisen von 19 auf 7 Prozent senkte: Gaststätten wurden trotzdem um 3,6 Prozent teurer als im Jahr zuvor.
Welche acht Posten im Angebot stehen müssen
Ein Angebot lässt sich nur mit einem anderen vergleichen, wenn acht Posten einzeln aufgeführt sind. Sobald zwei Posten in einer Pauschale verschwinden, können Sie zwei Angebote nicht mehr nebeneinanderlegen. Der Grund: Jeder Posten wird nach einer anderen Größe berechnet, nach Gramm, nach Stunde, nach Stück oder nach Kilometer.
| Posten | Übliche Abrechnung | Ohne diese Angabe nicht prüfbar |
|---|---|---|
| Speisen | Je Person oder je Gericht | Gramm je Person und Komponente |
| Getränke | Je Flasche, Liter oder Pauschale | Getrennt von Speisen, wegen 19 statt 7 Prozent Steuer |
| Servicekräfte | Je Stunde und Kraft | Zahl der Kräfte, Stundensatz, Mindestabnahme |
| Küchenpersonal vor Ort | Je Stunde und Kraft | Ob der Koch schon in den Servicekräften steckt |
| Geschirr und Gläser | Je Gedeck, oft mit Reinigung | Gespült oder ungespült, und wer Bruch zahlt |
| Technik und Mobiliar | Je Stück und Tag | Liefertag und Abholtag, wegen möglichem zweiten Tag |
| Anfahrt und Transport | Je Kilometer oder Pauschale je Fahrt | Die Zahl der Fahrten, nicht nur der Kilometersatz |
| Auf- und Abbau | Je Stunde oder Pauschale | Zuschlag für Abbau nach Mitternacht, ja oder nein |
Am häufigsten fehlt die Angabe bei der Anfahrt. Ein Betrieb nennt 0,90 Euro je Kilometer und meint eine Fahrt, ein anderer vier, weil Aufbau, Anlieferung, Abbau und Rückgabe des Geschirrs vier Wege sind. Bei 40 Kilometern Entfernung trennt diese Auslegung zwei Angebote um mehr als 200 Euro, ohne dass ein Gramm Essen anders wäre.
- Die Menge je Person in Gramm, aufgeschlüsselt nach Hauptkomponente, Beilage, Salat und Dessert.
- Der Nettopreis getrennt nach Speisen und Getränken, weil beide unterschiedlich besteuert werden.
- Der Stichtag, bis zu dem Sie die Gästezahl noch ohne Aufpreis ändern dürfen.
- Die Zahl der Fahrten, die in der Anfahrtspauschale steckt.
Wie sich die Steuer auf Ihre Rechnung auswirkt
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen beim Catering ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Vorher entschied eine knifflige Abgrenzung über den Satz: Kam Personal oder Service dazu, wurden aus 7 schnell 19 Prozent. Für Speisen ist diese Unterscheidung jetzt weg, für einen Partyservice mit eigenem Personal die größte Änderung seit Jahren.
Für Sie bleibt eine Aufgabe: Ein Pauschalpreis, der Speisen und Getränke zusammenfasst, muss aufgeteilt werden, weil auf beiden Teilen verschiedene Sätze liegen. Verlangen Sie zwei Nettosummen statt einer Bruttosumme, sonst vergleichen Sie zwei Angebote mit unterschiedlich viel Getränk miteinander.
Die Beispielrechnung unten reicht von 300,00 Euro netto für Getränke bis 1.000,00 Euro netto für Speisen, Personal, Geschirr und Aufbau. In Summe macht das 1.300,00 Euro netto und 1.427,00 Euro brutto. Vor 2026 hätte dieselbe Nettosumme mit 19 Prozent auf alles 1.547,00 Euro brutto ergeben, also 120,00 Euro mehr.
| Teilleistung | Netto | Steuersatz | Brutto |
|---|---|---|---|
| Speisen, Personal, Geschirr, Aufbau | 1.000,00 Euro | 7 Prozent | 1.070,00 Euro |
| Getränke | 300,00 Euro | 19 Prozent | 357,00 Euro |
| Summe | 1.300,00 Euro | gemischt | 1.427,00 Euro |
| Zum Vergleich: dieselbe Summe vor 2026 | 1.300,00 Euro | 19 Prozent auf alles | 1.547,00 Euro |
Wie der Mindestlohn Ihre Personalkosten bestimmt
Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto je Stunde, ab 2027 sind es 14,60 Euro. Das ist der Boden für jede Servicekraft, jede Küchenhilfe und jeden Spüler. Der Stundensatz im Angebot liegt deutlich darüber und muss das auch: Sozialabgaben, bezahlte An- und Abfahrtszeit, Arbeitskleidung und Verwaltung kommen hinzu.
Ein Stundensatz nahe am Mindestlohn ist deshalb kein günstiges Angebot, sondern ein Warnsignal: Entweder fehlt eine Position, oder das Personal ist nicht ordentlich angemeldet. Für einen einzelnen Abend beschäftigen Betriebe Servicekräfte meist kurzfristig oder auf Minijob-Basis. Die Verdienstgrenze dafür liegt 2026 bei 603 Euro im Monat, 2027 bei 633 Euro.
Ein Fest, das mittags mit dem Aufbau beginnt und nachts mit dem Abbau endet, stößt zudem an gesetzliche Grenzen für Arbeits- und Ruhezeit. Wer das weiß, versteht, warum ein Caterer für den Abbau oft eine zweite Schicht ansetzt, statt dieselben Leute durchlaufen zu lassen, und warum das im Stundensatz steckt.
Wann eine Pauschale pro Person sich lohnt
Eine Pauschale je Person lohnt sich, wenn Ihre Gästezahl feststeht und genau beschrieben ist, was der Caterer leistet. Sie schadet, sobald die Zahl schwankt oder Sie einzelne Leistungen gar nicht brauchen.
Steht Ihre Gästezahl bei der Buchung auf plus oder minus fünf Gäste genau fest?
Listet die Pauschale jede enthaltene Leistung einzeln auf, einschließlich Personal, Geschirr, Anfahrt und Abbau?
Nehmen Sie die Pauschale. Sie ist planbar und lässt sich gegen ein zweites Pauschalangebot mit gleichem Umfang stellen. Lassen Sie sich nur den Nettoanteil für Getränke gesondert ausweisen.
Fordern Sie die Aufschlüsselung an, bevor Sie zusagen. Eine Pauschale ohne Leistungsliste lässt sich weder vergleichen noch reklamieren.
Räumt der Betrieb Ihnen einen Korridor ein, in dem Sie die Gästezahl bis zu einem festen Stichtag kostenfrei ändern dürfen?
Liegt der Stichtag mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung?
Die Pauschale ist tragfähig. Notieren Sie den Stichtag mit Datum und Uhrzeit und melden Sie die Zahl schriftlich.
Verhandeln Sie den Stichtag nach hinten oder wechseln Sie auf Einzelposten. Ein Korridor, der drei Tage vorher schließt, nützt bei kurzfristigen Absagen nichts.
Rechnen Sie nach Einzelposten ab, Speisen und Getränke nach Verbrauch, Personal nach Stunden. So zahlen Sie für abgesagte Gäste nur den Teil, den der Betrieb schon eingekauft hat.
Sagen Sie den Auftrag ganz ab, gilt bei den meisten Catering-Verträgen das gesetzliche Kündigungsrecht für Werkverträge: Der Betrieb behält seine Vergütung, muss sich aber ersparte Kosten anrechnen lassen. Wie diese Rechnung im Einzelnen abläuft, lesen Sie im Artikel zum Hochzeitscatering.
Welche Kosten erst nach dem Fest auftauchen
Die Rechnung nach dem Fest enthält oft Posten, die im Angebot nicht standen. Keiner davon ist unseriös, alle sind vermeidbar, wenn Sie sie vorher ansprechen.
- Überstunden des Servicepersonals, wenn der Abend länger lief. Klären Sie den Stundensatz dafür vorher.
- Bruch und Verlust bei Geschirr und Gläsern. Lassen Sie sich Ersatzpreise und den Zeitpunkt der Zählung nennen.
- Eine Reinigungspauschale, wenn Geschirr ungespült zurückgeht. Üblich, muss aber im Angebot stehen.
- Der zweite Miettag für Technik, weil die Abholung erst am Folgetag stattfindet.
- Nachgemeldete Gäste nach dem Stichtag, meist zum vollen Personenpreis ohne Mengenrabatt.
Bei Getränken lohnt eine zusätzliche Frage. Rechnet der Betrieb nach Verbrauch ab, gehört die Zählung der leeren Flaschen zum Ende des Abends, im Beisein einer Person, die für Sie zählt. Rechnet er nach Pauschale je Person und Stunde, endet der Zeitraum zu einer festen Uhrzeit im Vertrag. Beides ist in Ordnung, gemischt wird es teuer.
Häufige Fragen
Was kostet Catering pro Person in Deutschland?
Für Catering pro Person gibt es keinen amtlichen Durchschnittspreis, weil dafür weder Statistik noch Gebührenordnung existiert. Belegen lässt sich dagegen, was den Preis bestimmt. Das sind der Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde, die Zahl der Servicekräfte, die Menge in Gramm je Gast, die Anfahrt und die Miettage für Geschirr und Technik.
Gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent auch für Catering?
Ja. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen beim Catering, auch mit Personal und Geschirr, der ermäßigte Satz von 7 Prozent statt vorher 19 Prozent. Getränke sind davon ausgenommen und bleiben bei 19 Prozent. Ein Pauschalpreis muss deshalb in zwei Nettobeträge aufgeteilt werden, sonst lässt er sich nicht korrekt vergleichen.
Wie viele Servicekräfte braucht ein Buffet für 100 Gäste?
Eine gesetzliche Vorgabe dafür gibt es nicht. Als Praxiswert gilt für ein Buffet mit Selbstbedienung eine Servicekraft je 25 bis 30 Gäste, für ein am Platz serviertes Menü eine Kraft je 10 bis 15 Gäste. Für 100 Gäste am Buffet wären das rund vier Kräfte, beim servierten Menü sieben bis zehn.
Muss ich die Anfahrt des Caterers extra bezahlen?
In aller Regel ja, weil die Anfahrt eine eigene Leistung des Betriebs ist. Entscheidend ist die Zahl der Fahrten, nicht nur der Kilometersatz: Aufbau, Anlieferung, Abbau und Rückgabe des Geschirrs können vier getrennte Wege sein. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wie viele Fahrten in der Pauschale stecken.
Was passiert mit dem Preis, wenn weniger Gäste kommen als gemeldet?
Das hängt vom vereinbarten Korridor ab. Viele Catering-Verträge erlauben eine Korrektur der Gästezahl bis zu einem festen Stichtag und rechnen danach die gemeldete Zahl ab. Sagen Sie den Auftrag ganz ab, greift meist das gesetzliche Kündigungsrecht für Werkverträge: Der Betrieb behält die Vergütung abzüglich ersparter Kosten.
Ist ein niedriger Stundensatz für Servicekräfte ein gutes Zeichen?
Nein, ein Stundensatz nahe am Mindestlohn von 13,90 Euro ist ein Warnsignal statt eines guten Angebots. Auf den Lohn kommen Sozialabgaben, Fahrzeit, Arbeitskleidung und Verwaltung, sodass ein tragfähiger Satz deutlich darüber liegt. Fehlt dieser Abstand, fehlt entweder eine Position im Angebot oder das Personal ist nicht ordentlich angemeldet.