Wie viele Pausen eine Tagung braucht
Das Arbeitszeitgesetz schreibt für Beschäftigte mindestens 30 Minuten Pause nach spätestens 6 Stunden Arbeit vor. Nach mehr als 9 Stunden sind es 45 Minuten, das gilt auch an einem Tagungstag.
In der Praxis planen die meisten Tagungen enger. Nach etwa 90 Minuten lässt die Konzentration spürbar nach, deshalb setzen viele Veranstalter schon nach anderthalb Stunden eine kurze Pause an, lange bevor das Gesetz sie verlangt.
Ein Beispiel für einen Tagungstag von 9 bis 17 Uhr: Start um 9 Uhr, Kaffeepause um 10:30 Uhr, Mittagspause um 12:00 Uhr. Eine zweite Kaffeepause folgt um 14:30 Uhr, um 17 Uhr ist Schluss. Zwischen den Pausen liegen dann jeweils etwa 90 Minuten Programm.
| Baustein | Beispielzeit | Inhalt |
|---|---|---|
| Vormittagspause | 10:30 Uhr | Kaffee, Tee, Wasser, dazu Gebäck oder Obst |
| Mittagspause | 12:00 Uhr | Mittagessen als Menü oder Buffet, Getränk dazu |
| Nachmittagspause | 14:30 Uhr | Kaffee, Tee, Wasser, dazu Gebäck oder belegte Brötchen |
Wer davon profitiert, liegt auf der Hand. Der Veranstalter bekommt aufmerksame Teilnehmer, die auch am Nachmittag noch mitdenken. Deshalb legen erfahrene Veranstalter die Pausen vorab fest, statt sie dem Zufall zu überlassen.
Was in eine Tagungspauschale gehört
Eine Tagungspauschale bündelt mehrere Posten zu einem Preis pro Person und Tag. Dazu zählen Raummiete, Standardtechnik wie Beamer und Flipchart, Bestuhlung und die Verpflegung. Je nachdem, wie viele Mahlzeiten dazukommen, staffeln sich die Preise deutlich, von 36 Euro für den Grundpreis ohne Mittagessen bis zu 97,50 Euro mit Mittag- und Abendessen.
| Stufe | Preis pro Person und Tag | Enthaltene Mahlzeiten |
|---|---|---|
| Grundpauschale | ab 36 Euro | eine Kaffeepause, Tagungsgetränke, Raum und Technik |
| Pauschale mit Mittagessen | ab 71,50 Euro | zwei Kaffeepausen statt einer, plus Mittagessen als Zwei-Gang-Menü oder Buffet |
| Pauschale mit Mittag- und Abendessen | ab 97,50 Euro | wie mittlere Stufe, plus Abendessen als Menü oder Buffet |
Diese drei Stufen sind das Beispiel eines einzelnen Tagungshotels, kein bundesweit einheitlicher Preis. Andere Häuser staffeln anders, die Beträge hängen von Region und Ausstattung des Tagungsraums ab.
Weil die Pauschale pro Person gilt, wächst der Gesamtpreis mit der Teilnehmerzahl. Bei 20 Teilnehmern kostet die Grundpauschale des Beispielhotels mindestens 720 Euro pro Tag, bei 300 Teilnehmern mindestens 10.800 Euro. Mit Mittag- und Abendessen sind es 1.950 Euro für 20 Teilnehmer und 29.250 Euro für 300.
| Pauschale | 20 Teilnehmer | 300 Teilnehmer |
|---|---|---|
| Grundpauschale | ab 720 Euro | ab 10.800 Euro |
| Pauschale mit Mittagessen | ab 1.430 Euro | ab 21.450 Euro |
| Pauschale mit Mittag- und Abendessen | ab 1.950 Euro | ab 29.250 Euro |
Warum Speisen und Getränke getrennt abgerechnet werden
In einer Tagungspauschale stecken Speisen und Getränke in einem einzigen Preis, steuerlich müssen sie aber getrennt behandelt werden. Speisen zum Verzehr am Platz werden mit 7 Prozent Umsatzsteuer besteuert, Getränke mit 19 Prozent.
Für Kombiangebote aus Speisen und Getränken, etwa ein Buffet mit Getränken, gibt es eine Vereinfachung des Bundesfinanzministeriums. Betriebe dürfen den Getränkeanteil mit 30 Prozent des Pauschalpreises ansetzen, statt jeden Artikel einzeln aufzuteilen. Ob das auch für eine Tagungspauschale mit Raum und Technik gilt, sagt die Quelle nicht.
Fragen Sie das Hotel deshalb, wie es die Pauschale aufteilt. Wichtig für Ihre Buchhaltung ist vor allem, dass beide Steuersätze getrennt auf der Rechnung stehen.
Wie Sie die passende Pauschale auswählen
Bevor Sie ein Tagungshotel anfragen, klären Sie diese Punkte für sich selbst. Dann geht die Anfrage schneller, und das Hotel kann genauer rechnen, statt mit einer Annahme zu kalkulieren, die am Ende nicht zu Ihrer Tagung passt.
- Teilnehmerzahl als Spanne mit Toleranz nach oben und unten
- Ob ein Mittagessen nötig ist oder eine Pauschale ohne Mittagessen reicht
- Sonderkost und Allergien der Teilnehmer vorab abfragen
- Ob Getränke den ganzen Tag oder nur in den Pausen inklusive sind
- Frist bis zur verbindlichen Teilnehmerzahl
- Bedingungen bei weniger Teilnehmern als gemeldet
Wie Sie mehrere Angebote für eine größere Tagung nebeneinanderlegen, damit die Preise wirklich vergleichbar sind, zeigt der Artikel Catering-Anfrage und Ausschreibung. Geht es nicht um eine reine Tagung, sondern um ein größeres Firmenevent mit Abendprogramm, hilft der Artikel Catering für Firmenevents mit 50 bis 500 Gästen bei der Reihenfolge der Entscheidungen.
Häufige Fragen
Wie viele Kaffeepausen braucht eine Tagung mit 100 Teilnehmern?
Für einen Tagungstag von 9 bis 17 Uhr reichen zwei bis drei Kaffeepausen plus eine Mittagspause, wenn zwischen den Pausen etwa 90 Minuten Programm liegen. Die Teilnehmerzahl ändert an diesem Rhythmus wenig, sie bestimmt vor allem, wie viel Kaffee und Gebäck das Hotel bereitstellt.
Muss ich für 20 Teilnehmer dieselbe Pauschale zahlen wie für 300?
Die Tagungspauschale wird pro Teilnehmer berechnet, der Gesamtpreis wächst also mit der Teilnehmerzahl: 300 Teilnehmer kosten das 15-Fache von 20. Ob ein Haus bei sehr großen oder sehr kleinen Gruppen einen anderen Preis oder eine Mindestraummiete ansetzt, klären Sie bei der Anfrage.
Sind Getränke während der ganzen Tagung im Preis enthalten?
Das hängt von der gebuchten Pauschale ab. Bei der Grundpauschale des Beispielhotels stehen Getränke im Tagungsraum bereit, das Mittagessen ist erst in der nächsten Stufe enthalten. Fragen Sie bei Ihrem Hotel ausdrücklich nach, ob Wasser und Saft durchgehend im Raum stehen oder nur zu festen Zeiten aufgefüllt werden.
Wie wird eine Tagungspauschale steuerlich behandelt?
Der Speisenanteil einer Tagungspauschale wird mit 7 Prozent Umsatzsteuer besteuert, der Getränkeanteil mit 19 Prozent. Für Kombiangebote aus Speisen und Getränken erlaubt das Bundesfinanzministerium, den Getränkeanteil vereinfacht mit 30 Prozent des Pauschalpreises anzusetzen. Ob ein Hotel das auch bei einer Pauschale mit Raum und Technik so macht, fragen Sie am besten nach.
Was passiert, wenn weniger Teilnehmer kommen als gemeldet?
Das hängt von der Frist ab, die Sie mit dem Tagungshotel vereinbaren. Klären Sie bei der Buchung, bis wann Sie die Teilnehmerzahl noch ändern dürfen, und melden Sie Änderungen so früh wie möglich, denn nach dieser Frist zählt die zuletzt bestätigte Zahl.
Was gehört nicht automatisch in eine Tagungspauschale?
Eine Tagungspauschale umfasst Raummiete, Standardtechnik, Bestuhlung und Verpflegung. Übernachtung, Parkplätze oder zusätzliche Technik wie ein Funkmikrofon gehören nicht automatisch dazu, fragen Sie diese Posten schriftlich als eigene Zeilen an, damit die Endrechnung keine Überraschung enthält.