Wie viel Vorlauf Ihr Firmenevent braucht
Der nötige Vorlauf reicht von 6 Wochen bei kleinen Runden bis zu 18 Monaten bei Großevents über 500 Gäste. Für 30 bis 100 Teilnehmer nennt die Fachpublikation 3 bis 4 Monate, für 100 bis 500 Teilnehmer 6 bis 12 Monate. Beliebte Locations in Großstädten sind für Weihnachtsfeiern oft schon im Frühsommer ausgebucht.
| Gästezahl | Empfohlener Vorlauf |
|---|---|
| bis 30 | 6 bis 8 Wochen |
| 30 bis 100 | 3 bis 4 Monate |
| 100 bis 500 | 6 bis 12 Monate |
| über 500 | 12 bis 18 Monate |
Außerhalb der Hauptsaison reichen für ein Firmenevent oft schon 8 bis 12 Wochen Vorlauf. Fällt der Termin in die Hauptsaison zwischen Mai und September oder in die Vorweihnachtszeit, fragen Sie 3 bis 6 Monate vorher an. Das gilt auch für Freitage und Brückentage.
Wie sich das Budget auf Catering verteilt
Von einem Gesamtbudget für ein Firmenevent entfallen im Schnitt 25 bis 35 Prozent auf das Catering und 20 bis 40 Prozent auf die Location. Technik schlägt mit 10 bis 15 Prozent zu Buche, Programm und Unterhaltung mit 10 bis 20 Prozent, Dekoration mit 5 bis 10 Prozent. Ein Puffer von 10 bis 15 Prozent fängt Preiserhöhungen und Nachbestellungen auf.
| Posten | Anteil am Budget |
|---|---|
| Location | 20 bis 40 Prozent |
| Catering | 25 bis 35 Prozent |
| Technik | 10 bis 15 Prozent |
| Programm und Unterhaltung | 10 bis 20 Prozent |
| Dekoration | 5 bis 10 Prozent |
| Puffer für Unvorhergesehenes | 10 bis 15 Prozent |
Für das reine Catering, ohne Location und Technik, nennt ein Caterer 18 bis 80 Euro pro Person. Ein geliefertes Buffet ohne Personal kostet 18 bis 30 Euro, ein Rundum-Service mit Bedienung während der Feier bis zu 80 Euro. Getränke kalkulieren fast alle Caterer getrennt, meist mit weiteren 5 bis 15 Euro pro Person.
In welcher Reihenfolge Sie entscheiden
Wer zuerst die Deko aussucht und dann nach einem Caterer fragt, verliert Zeit und Auswahl. Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt, ob nun 50 oder 500 Gäste kommen.
Gästezahl und Termin festlegen
Ohne eine grobe Gästezahl kann kein Caterer ein Angebot rechnen. Legen Sie außerdem zwei bis drei mögliche Termine fest, falls die erste Wunschlocation ausgebucht ist.
Servierform wählen
Buffet, serviertes Menü oder Flying Buffet, bei dem Personal Häppchen zu den stehenden Gästen trägt, unterscheiden sich stark im Personalbedarf und damit im Preis. Legen Sie sich hier fest, bevor Sie Angebote einholen, sonst sind die Angebote nicht vergleichbar.
Zwei bis drei Caterer anfragen
Holen Sie mehrere Angebote ein und fragen Sie bei allen dieselben Leistungen ab, sonst vergleichen Sie am Ende Äpfel mit Birnen.
Getränke und Technik klären
Getränke rechnen Caterer meist getrennt vom Essen ab. Klären Sie außerdem, wer Technik wie Beamer, Mikrofon oder Beleuchtung stellt, die Location oder der Caterer, damit nichts doppelt gebucht wird oder fehlt.
Verbindliche Gästezahl melden
Vereinbaren Sie mit dem Caterer eine Frist für die letzte, verbindliche Gästezahl. Nach dieser Frist gilt die Zahl für die Abrechnung, planen Sie deshalb einen kleinen Puffer ein.
Wie eine Anfrage aufgebaut ist, damit die Angebote nebeneinanderpassen, zeigt der Artikel Catering-Anfrage und Ausschreibung.
Wie Umsatzsteuer und Personal den Preis prägen
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent, für Getränke bleiben es 19 Prozent, dauerhaft und nicht mehr befristet. Bei einer Pauschale aus Essen und Getränken muss der Caterer den Preis auf beide Sätze aufteilen.
Wie viele Servicekräfte ein Buffet oder ein serviertes Menü braucht, hängt von der Servierform ab. Für ein Buffet rechnet die Branche mit einer Kraft je 25 bis 30 Gäste. Ein serviertes Menü braucht eine Kraft je 10 bis 15 Gäste, weil dort jeder Gang einzeln an den Tisch kommt. Bei 200 Gästen am Buffet braucht es damit etwa 7 bis 8 Servicekräfte, bei einem servierten Menü für dieselbe Gruppe eher 14 bis 20.
Für eine Betriebsfeier, zu der alle Beschäftigten eingeladen sind, bleiben 110 Euro je Person und Veranstaltung steuerfrei, das gilt für bis zu zwei Feiern im Jahr. Laden Sie stattdessen Kunden oder Geschäftspartner ein, gilt eine andere Regel: Nur 70 Prozent dieser Bewirtungskosten mindern den Gewinn. Was davon wie in der Steuererklärung landet, erklärt der Artikel Catering von der Steuer absetzen.
Häufige Fragen
Wie viele Wochen vorher sollte ich den Caterer für ein Firmenevent buchen?
Für ein kleines Teamevent bis 30 Gäste reichen 6 bis 8 Wochen Vorlauf, außerhalb der Hauptsaison genügen für Firmenevents oft schon 8 bis 12 Wochen. Bei 100 bis 500 Gästen fragen Sie 6 bis 12 Monate vorher an, bei über 500 Gästen bis zu 18 Monate.
Wie hoch ist ein realistisches Catering-Budget pro Teilnehmer beim Firmenevent?
Für das Catering allein, ohne Location und Technik, nennt ein Caterer 18 bis 80 Euro pro Person. Ein geliefertes Buffet ohne Personal kostet 18 bis 30 Euro, ein Rundum-Service mit Bedienung bis zu 80 Euro. Getränke kommen mit 5 bis 15 Euro pro Person hinzu.
Sind Bewirtungskosten für Kunden beim Firmenevent voll absetzbar?
Nein, Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde sind nur zu 70 Prozent von der Steuer absetzbar, den Rest trägt das Unternehmen ohne Steuervorteil. Für die eigenen Mitarbeiter gilt das nicht: Bei einer Betriebsveranstaltung für alle Beschäftigten bleiben 110 Euro pro Person und Feier steuerfrei, für bis zu zwei Feiern im Jahr.
Wie viele Angebote sollte ich für ein Firmenevent einholen?
Holen Sie mehrere vergleichbare Angebote ein, jeweils mit denselben Angaben zu Gästezahl, Menge und Leistungen. Nur so erkennen Sie, ob ein günstigerer Preis an Menge, Personal oder Qualität spart.
Was passiert, wenn sich die Gästezahl nach der Buchung ändert?
Das hängt von der Frist ab, die Sie mit dem Caterer vereinbaren. Klären Sie bei der Buchung, bis wann Sie die Gästezahl noch ändern dürfen, denn danach gilt die zuletzt bestätigte Zahl für die Abrechnung.
Wer kümmert sich um Technik wie Beamer und Mikrofon beim Firmenevent?
Klären Sie Technik getrennt vom Catering. Bei einer Tagungspauschale gehört Standardtechnik wie Beamer und Flipchart zur Location. Bei anderen Events fragen Sie Mikrofon, Beamer und Beleuchtung als eigenen Posten an, damit nichts doppelt gebucht wird oder fehlt.