Was in jede Catering-Anfrage gehört
Eine Catering-Anfrage wird erst vergleichbar, wenn sie mehr enthält als nur die Gästezahl. Nennen Sie Termin, Uhrzeit und Dauer, den genauen Ort samt Frage, ob dort eine Küche vorhanden ist, die gewünschte Servierform und die Menge pro Person. Dazu gehören Getränke, Personal, Geschirr sowie besondere Ernährungsformen wie vegetarisch, vegan oder Allergien. Diese Liste heißt im Fachjargon Leistungsverzeichnis: eine Aufstellung aller Leistungen, die der Caterer erbringen soll, in derselben Reihenfolge für jeden angefragten Betrieb.
- Gästezahl als feste Zahl oder als Spanne mit Toleranz
- Termin, Uhrzeit und geplante Dauer der Feier
- Ort mit Adresse, Zugang und Angabe, ob eine Küche vor Ort ist
- Servierform: Buffet, serviertes Menü oder Häppchen auf Tabletts (Flying Buffet)
- Menge pro Person, zum Beispiel Gramm Buffet oder Anzahl Gänge
- Getränke: welche, und ob im Preis enthalten
- Personal: wie viele Servicekräfte und wie viele Stunden
- Geschirr, Gläser, Besteck und Tischwäsche, Auf- und Abbau
- Besondere Ernährungsformen und Allergien der Gäste
- Gewünschte Preisstruktur: Pauschale oder Preis pro Person
Ein vergleichbares Angebot weist Speisen, Getränke, Personal und Geschirr einzeln aus, nicht nur eine Endsumme. Speisen unterliegen 7 Prozent Umsatzsteuer, Getränke 19 Prozent, eine Pauschale ohne Aufteilung verschleiert diesen Unterschied und macht zwei Angebote schwer vergleichbar. Auch Personalstunden und Geschirrleihe gehören als eigene Zeile in die Anfrage, sonst schätzt jeder Caterer sie anders in seine Pauschale ein.
Auch die Menge pro Person gehört genau benannt, nicht nur als Wort wie ausreichend oder großzügig. Ein Caterer, der weniger Gramm Buffet pro Person einplant, kommt günstiger heraus als einer mit größeren Portionen. Fragen Sie deshalb nach der geplanten Menge in Gramm oder Stück, sonst vergleichen Sie zwei verschiedene Mahlzeiten miteinander.
| Posten | Was in der Anfrage stehen sollte |
|---|---|
| Speisen | Menge pro Person und Umsatzsteuersatz von 7 Prozent |
| Getränke | Auswahl und Umsatzsteuersatz von 19 Prozent |
| Personal | Anzahl Servicekräfte und gebuchte Stunden |
| Geschirr und Mobiliar | Miete pro Person oder Pauschale, Kaution für Bruch |
Warum gleiche Angaben Angebote vergleichbar machen
Ohne feste Vorgaben füllt jeder Caterer die Lücken anders. Der eine kalkuliert ein kleineres Fingerfood-Stück, der andere plant von vornherein mehr Personal ein, und beide nennen am Ende einen Preis pro Person, meinen damit aber unterschiedliche Leistungen. Für Behörden und Kommunen schreibt das Vergaberecht deshalb ab einem bestimmten Auftragswert vor, den Auftrag eindeutig zu beschreiben. Alle Unternehmen sollen ihn gleich verstehen, und die Angebote sollen sich vergleichen lassen. Als privates Unternehmen sind Sie daran nicht gebunden, das Prinzip dahinter lohnt sich aber genauso.
Bewirten Sie bei derselben Gelegenheit auch Geschäftspartner statt nur eigene Mitarbeiter, mindern nur 70 Prozent dieser Bewirtungskosten Ihren Gewinn steuerlich. Es lohnt sich deshalb, diesen Teil sauber von der übrigen Rechnung zu trennen, statt alles in einer Position zu sammeln.
Auch innerhalb eines Unternehmens hilft eine feste Anfrage-Vorlage weiter, wenn nicht immer dieselbe Person Feiern bucht. Legen Sie die Liste einmal als Formular an. Beim nächsten Firmenjubiläum oder Kundenevent füllt sie jeder gleich aus, ohne bei null anzufangen, und keine Erfahrung aus früheren Anfragen geht verloren.
Was die einzelnen Posten realistischerweise kosten, damit Sie ein unrealistisch günstiges Angebot erkennen, steht im Artikel Was kostet Catering pro Person, und woraus besteht der Preis.
Wie Sie die Angebote nebeneinanderlegen
Legen Sie sich eine einfache Tabelle an, eine Zeile je Posten und eine Spalte je Caterer. So sehen Sie auf einen Blick, wo ein Angebot spart, und woran genau.
- Preis pro Person netto, ohne Umsatzsteuer
- Umsatzsteuer auf Speisen und Getränke getrennt ausgewiesen
- Personalstunden und Stundensatz je Servicekraft
- Geschirr- und Mobiliarkosten, getrennt vom Essen
- Anzahlung, Zahlungsziel und Frist bis zur verbindlichen Gästezahl
- Bedingungen bei Absage oder weniger Gästen als angemeldet
Wie eine vollständige Anfrage aussehen kann, zeigt beispielhaft die Musterausschreibung von Kompass Nachhaltigkeit für faires und nachhaltiges Catering. Sie eignet sich als Vorlage, wenn Sie eine Anfrage von Grund auf aufbauen wollen.
Vergleichen Sie am Ende immer Nettopreise, also ohne Umsatzsteuer, sonst verzerrt der unterschiedliche Steuersatz auf Speisen und Getränke das Bild. Ein Angebot mit viel Getränkeanteil wirkt in der Bruttosumme teurer, obwohl das Essen selbst genauso viel oder sogar weniger kostet als bei der Konkurrenz.
Wann Sie den Auftrag schriftlich bestätigen
Sobald Sie sich für einen Caterer entschieden haben, bestätigen Sie den Auftrag schriftlich, am einfachsten per E-Mail mit der vollständigen Anfrage im Anhang. Darin sollten Termin, Gästezahl, Preis pro Person und Zahlungsziel noch einmal stehen, damit später niemand von einer anderen Zahl ausgeht.
Ob ein Angebot ohne diese Bestätigung überhaupt bindend bleibt und was passiert, wenn der Caterer den Preis später ändern will, erklärt der Artikel Wann ein Catering-Angebot bindend ist.
Fragen Sie außerdem, ob eine Anzahlung fällig wird und in welcher Höhe, bevor Sie zusagen. Notieren Sie sich, bis wann sie fließen muss und was bei einer Absage Ihrerseits damit passiert.
Häufige Fragen
Was muss in einer Catering-Anfrage mindestens stehen?
Eine vollständige Catering-Anfrage nennt Gästezahl, Termin, Ort, Servierform, Menge pro Person, gewünschtes Personal, Geschirr und die erwartete Preisstruktur. Fehlt einer dieser Punkte, füllt ihn jeder Caterer anders aus, und die Angebote lassen sich hinterher nicht mehr sauber vergleichen.
Muss ich als kleines Unternehmen eine förmliche Ausschreibung machen?
Nein, eine förmliche Ausschreibung nach Vergaberecht müssen vor allem Behörden und Kommunen ab einem bestimmten Auftragswert durchführen. Als privates Unternehmen reicht eine schriftliche Anfrage mit denselben Angaben an mehrere Caterer, das Ergebnis lässt sich genauso gut vergleichen.
Wie viele Caterer sollte ich anfragen?
Für einen Vergleich brauchen Sie mindestens zwei Angebote, mit drei bekommen Sie ein besseres Gefühl für die Preisspanne. Fragen Sie alle mit derselben Liste an, sonst vergleichen Sie am Ende unterschiedliche Leistungen statt unterschiedliche Preise.
Warum unterscheiden sich Angebote trotz gleicher Gästezahl so stark im Preis?
Jeder Caterer füllt die Lücken einer Anfrage anders, bei der Menge pro Person, bei den Personalstunden oder beim Geschirr. Fehlen diese Angaben in Ihrer Anfrage, kalkuliert jeder Betrieb mit eigenen Annahmen, und die Endsummen lassen sich nicht mehr vergleichen.
Muss ich Speisen und Getränke im Angebot getrennt ausweisen lassen?
Ja, das lohnt sich, weil für Speisen 7 Prozent Umsatzsteuer gelten und für Getränke 19 Prozent. Eine Pauschale ohne Aufteilung verschleiert, wie viel vom Preis tatsächlich aufs Essen entfällt, und erschwert den Vergleich mit einem anderen Angebot.
Sollte ich in der Anfrage schon eine bestimmte Menge pro Person vorgeben?
Ja, sonst kalkuliert jeder Caterer eine andere Menge in denselben Preis pro Person ein. Nennen Sie eine Zielgröße, etwa in Gramm Buffet oder Anzahl Häppchen, dann beziehen sich alle Angebote auf dieselbe Mahlzeit statt auf drei verschiedene.