Wann Sie überhaupt eine Erlaubnis brauchen
Wer dauerhaft eine Kneipe oder ein Restaurant betreibt, hat eine feste Erlaubnis dafür. Wer für einen einzelnen Anlass Alkohol verkauft, braucht eine zeitlich befristete Ausschankerlaubnis. Das gilt auch für Wirte und Caterer, die außerhalb ihrer eigenen Räume ausschenken. Behörden nennen sie Gestattung, weil sie den Ausschank nur ausnahmsweise und auf Widerruf zulassen.
Entscheidend ist in der Praxis oft, ob Ihre Gäste für die Getränke bezahlen. Bewirten Sie geladene Gäste auf einer geschlossenen Feier kostenlos, zählt das in vielen Kommunen nicht als gewerblicher Ausschank, und Sie brauchen keine Erlaubnis. Zahlen Gäste dagegen selbst an einer Bar mit Kasse, oder ist die Feier für jedermann zugänglich, etwa ein Straßenfest oder ein offenes Vereinsfest, greift die Erlaubnispflicht.
Eine Hochzeit mit fester Gästeliste im eigenen Garten oder eine Firmenfeier nur für die eigene Belegschaft gelten meist als geschlossen. Ein Sommerfest mit offenem Eingang, an dem auch Nachbarn ohne Einladung teilnehmen können, gilt dagegen nicht mehr als geschlossen. Dasselbe gilt für einen Stand auf einem öffentlichen Fest, selbst wenn kein Eintritt verlangt wird.
Zahlen Ihre Gäste selbst für Getränke, zum Beispiel an einer Bar mit Kasse?
Sie brauchen wahrscheinlich eine Ausschankerlaubnis. Klären Sie mit dem Ausschenkenden, wer den Antrag stellt und bis wann.
Ist die Feier für jeden zugänglich, auch für Laufkundschaft ohne Einladung?
Auch dann brauchen Sie meist eine Erlaubnis, weil die Feier nicht mehr als geschlossen gilt.
Sie brauchen in den meisten Kommunen keine Erlaubnis. Fragen Sie im Zweifel trotzdem kurz beim Ordnungsamt nach, um ganz sicherzugehen.
Wer die Erlaubnis beantragt
Wer den Alkohol tatsächlich ausschenkt, stellt auch den Antrag, nicht zwingend Sie als Gastgeber. Übernimmt Ihr Caterer die Bar, kümmert er sich meist selbst darum, weil er ohnehin weiß, welche Unterlagen die Behörde von ihm erwartet. Organisieren Sie den Ausschank selbst oder über einen Verein, tragen Sie oder der Verein die Verantwortung dafür.
Mietet die Location die Räume mit eigenem Personal und einer eigenen dauerhaften Erlaubnis für die Bewirtung, entfällt eine gesonderte Ausschankerlaubnis meist ganz. Der Ausschank läuft dann unter der bestehenden Erlaubnis des Hauses mit. Fragen Sie deshalb zuerst bei der Location nach, ob eine solche Erlaubnis schon vorliegt, bevor Sie selbst einen Antrag stellen.
Die Pflicht gilt gleich für Bier, Wein, Sekt und Spirituosen, das Gesetz unterscheidet hier nicht nach Getränkeart. Nur rein alkoholfreie Getränke lösen die Pflicht nie aus, egal in welcher Form sie ausgeschenkt werden.
Klären Sie das schon vor der Unterschrift, am besten als eigenen Punkt im Angebot. Was sonst noch in einen Catering-Vertrag gehört, steht im Artikel Was im Vertrag für Ihr Hochzeitscatering stehen muss.
| Was gebraucht wird | Wofür es dient |
|---|---|
| Name und Anschrift des Antragstellers, Ort und Dauer der Feier | Damit die Behörde weiß, wer wo wie lange ausschenkt |
| Nachweis der Zuverlässigkeit, etwa eine bestehende Gaststättenerlaubnis oder ein Führungszeugnis | Damit die Behörde die Person oder Firma einschätzen kann |
| Je nach Stadt Auskunft aus dem Gewerbezentralregister, Mietvertrag oder Steuernummer | Zusätzlicher Nachweis bei gewerblichen Anbietern |
Was die Erlaubnis kostet
Die Gebühr reicht von 25 Euro am unteren Ende bis 2.000 Euro am oberen Ende, je nachdem, wie aufwendig die Prüfung ausfällt und welche Kommune zuständig ist. Für eine gewöhnliche private Feier liegt der tatsächliche Betrag meist am unteren Ende dieser Spanne.
| Beispiel | Übliche Gebühr laut Behörde |
|---|---|
| Bayern, allgemeiner Rahmen laut Landesportal | 30 bis 2.000 Euro |
| Köln, Einzelfallprüfung laut Stadtverwaltung | 25 bis 200 Euro |
Reichen Sie den Antrag früh genug ein, meist mindestens zwei Wochen vorher, prüft manche Behörde ihn im vereinfachten Verfahren und verlangt dafür keine Gebühr. Ein zu später Antrag ist dagegen ein eigener Grund für eine Ablehnung, unabhängig vom Inhalt.
Was ohne gültige Erlaubnis passiert
Schenkt jemand erlaubnispflichtig Alkohol aus, ohne die nötige Ausschankerlaubnis zu haben, kann die Behörde den Ausschank vor Ort untersagen. Der Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Für Ihre Feier bedeutet das im schlechtesten Fall: keine Bar, obwohl die Gäste schon da sind.
Die Regeln des Jugendschutzes gelten immer, unabhängig davon, ob eine Erlaubnispflicht bestand. Die Behörde darf der Erlaubnis außerdem jederzeit Auflagen beifügen, etwa eine Alterskontrolle am Einlass oder zusätzliches Sicherheitspersonal bei größeren Feiern.
Neben dem Ausschank lohnt sich ein Blick auf weitere Pflichten rund ums eingesetzte Personal, etwa die Belehrung beim Gesundheitsamt. Was diese Belehrung kostet und wie lange sie gilt, erklärt der Artikel zur Belehrung beim Gesundheitsamt.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Erlaubnis, wenn ich zu Hause Freunden kostenlos Bier ausschenke?
In der Regel nein. Eine geschlossene private Feier mit geladenen Gästen, die kostenlos trinken, zählt vielerorts nicht als gewerblicher Ausschank und braucht deshalb keine Ausschankerlaubnis. Die Stadt Köln knüpft die Pflicht ausdrücklich an den Ausschank gegen Bezahlung. Verkaufen Sie Getränke dagegen gegen Bezahlung oder ist die Feier für jedermann zugänglich, gilt das nicht mehr als rein privat.
Wer beantragt die Ausschankerlaubnis, ich oder der Caterer?
Wer den Alkohol tatsächlich ausschenkt, stellt den Antrag. Übernimmt ein Caterer die Bar, kümmert er sich in der Regel selbst darum. Organisieren Sie den Ausschank ohne Caterer, etwa über einen Verein oder in Eigenregie, liegt der Antrag bei Ihnen oder beim Verein.
Wie lange vorher muss ich die Ausschankerlaubnis beantragen?
Rechnen Sie mit mindestens zwei Wochen Vorlauf, manche Kommunen wie Köln verlangen drei Wochen. Nur ein rechtzeitiger Antrag hat Aussicht auf die vereinfachte, oft gebührenfreie Prüfung. Ein zu später Antrag darf allein deswegen abgelehnt werden.
Was kostet eine Ausschankerlaubnis für eine private Feier?
Je nach Kommune zwischen etwa 25 und 2.000 Euro, wobei eine gewöhnliche private Feier meist im unteren Bereich dieser Spanne landet. Die genaue Höhe richtet sich nach dem Verwaltungsaufwand und wird vom zuständigen Ordnungsamt festgelegt. Fragen Sie dort vorab nach der konkreten Gebühr für Ihren Anlass.
Brauche ich eine Erlaubnis, wenn Gäste ihre Getränke selbst an einer Bar bezahlen?
In der Regel ja. Sobald Gäste für Getränke direkt an einer Kasse bezahlen, sieht die Behörde darin meist einen gewerblichen Ausschank, unabhängig davon, dass die Feier privat ist. Wer die Bar betreibt, braucht dann die zeitlich befristete Ausschankerlaubnis.