Catering richtig buchen

Woran Sie einen seriösen Caterer erkennen

Ein Caterer, der für Sie kocht, braucht keine Gaststättenkonzession, ein Gewerbeschein reicht in aller Regel aus. Die Hürde für den Markteintritt ist damit niedrig. Sie selbst müssen deshalb genauer hinschauen als bei einem Restaurant mit festem Standort. Lassen Sie sich den Gewerbeschein zeigen oder fragen Sie danach, ein seriöser Betrieb legt ihn ohne Zögern vor.

Verlangen Sie außerdem mindestens drei Referenzen von Veranstaltungen in ähnlicher Größe und ähnlichem Format wie Ihrer. Ein Betrieb, der seit Jahren nur kleine Firmenlunches ausliefert, ist nicht automatisch der richtige Partner für eine große Hochzeit mit Servicepersonal am Platz. Fragen Sie konkret, wie viele vergleichbare Veranstaltungen der Betrieb in den letzten zwölf Monaten ausgerichtet hat. Rufen Sie, wenn möglich, bei einer der genannten Referenzen selbst an, statt sich nur auf Fotos und Bewertungen im Internet zu verlassen. Ein kurzes Gespräch verrät oft mehr über Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit als jeder Sternewert.

Warum ein Probeessen zur Pflicht gehört

Ein Probeessen vor der Unterschrift ist bei größeren Feiern Standard und sollte es auch bei Ihnen sein. Verweigert ein Betrieb es grundsätzlich, ist das ein Warnsignal. Fragen Sie den Termin früh an, mindestens drei bis vier Monate vor Ihrer Feier. So bleibt noch genug Zeit für Anpassungen am Menü.

Bei der Kostenfrage gibt es zwei übliche Modelle. Manche Betriebe bieten das Probeessen kostenlos an, vor allem bei größeren Hochzeiten ab etwa 80 Gästen. Andere verlangen eine Gebühr zwischen 30 und 150 Euro, je nach Personenzahl und Gerichten. Viele verrechnen diese Gebühr mit der Gesamtrechnung, wenn Sie buchen. Lassen Sie sich beides schriftlich bestätigen, ob es kostet und ob der Betrag angerechnet wird.

Welche Posten die Preisaufstellung einzeln nennen muss

Verlangen Sie statt eines einzelnen Pauschalpreises ein Leistungsverzeichnis, eine Aufstellung, die jeden Posten getrennt nennt. Nur so lassen sich zwei Angebote nebeneinanderlegen. Die folgenden Punkte gehören zwingend hinein, bevor Sie zusagen.

• Die Menge je Person in Gramm, nicht nur eine Beschreibung wie reichhaltiges Buffet.
• Die Servicepauschale in Prozent, in der Praxis meist 12 bis 18 Prozent des Auftragswerts.
• Die Anfahrtskosten als eigener Posten. Bei Orten außerhalb der Stadt können 150 bis 400 Euro anfallen.
• Der Korridor, in dem Sie die Gästezahl noch ändern dürfen. 10 Prozent nach oben oder unten sind oft verhandelbar, wenn Sie das früh ansprechen.
• Die Stornobedingungen mit Fristen und Prozentsätzen, nicht nur der Hinweis auf übliche Gebühren.

Bei der Stornofrage lohnt besondere Aufmerksamkeit. Ein Beispiel aus der Praxis nennt für eine Absage weniger als 14 Tage vor der Veranstaltung 80 bis 100 Prozent des Auftragswerts als Gebühr. Das ist kein Ausnahmefall, sondern eine verbreitete Staffel. Sie gehört deshalb vor die Unterschrift auf den Tisch, nicht erst in die Rechnung.

Was Sie vor der Zusage schriftlich brauchen

Gehen Sie vor jeder Zusage diese zwölf Punkte durch. Fehlt einer davon schriftlich, fragen Sie gezielt nach, statt sich auf eine mündliche Zusage zu verlassen.

1. Gewerbeschein des Betriebs, ohne Zögern vorgelegt.
2. Mindestens drei Referenzen aus vergleichbaren Veranstaltungen.
3. Ein Probeessen mit klarer Regelung, ob und wie es kostet.
4. Ein Leistungsverzeichnis mit Grammangaben statt eines nackten Pauschalpreises.
5. Die Servicepauschale in Prozent, nicht in einer Sammelposition versteckt.
6. Die Anfahrtskosten als eigener Posten mit der Zahl der Fahrten.
7. Der Korridor, in dem Sie die Gästezahl noch ändern dürfen.
8. Die Stornostaffel mit Fristen und Prozentsätzen.
9. Der Zahlungsplan der Anzahlung mit Datum je Rate.
10. Der Umgang mit Sonderkost und Allergien.
11. Der Zeitplan für Auf- und Abbau.
12. Die Regelung, wer bei Bruch oder Verlust haftet.

Zwei dieser Punkte verdienen einen eigenen Artikel, weil sie am häufigsten zu Streit führen. Die Höhe und Fälligkeit der Rate lesen Sie unter Anzahlung beim Catering. Ob der Preis nach Ihrer Zusage noch steigen darf, klärt der Artikel Wann ein Catering-Angebot bindend ist. Klären Sie beides vor der Unterschrift, dann bleibt am Tag der Feier nur noch das Fest selbst zu organisieren.