Diese Mindestwerte verlangen Partyservices
Die Spanne zwischen den Betrieben ist groß, aber ein Muster wiederholt sich: Wochenenden und vor allem Sonntage kosten deutlich mehr als gewöhnliche Werktage. Catering by Hamm verlangt werktags und samstags mindestens 50 Euro netto pro Lieferung, sonntags dagegen 250 Euro netto, das Fünffache. KERRES Catering staffelt zusätzlich nach Kundengruppe: 200 Euro Mindestbestellwert für Firmen, 250 Euro für Privatpersonen, an Sonn- und Feiertagen 500 Euro netto.
| Betrieb | Werktags/Samstag | Sonntags/Feiertag | Mindestpersonenzahl |
|---|---|---|---|
| Catering by Hamm | 50 Euro netto | 250 Euro netto | keine Angabe |
| KERRES Catering | 200 Euro (Firmen), 250 Euro (privat) | 500 Euro netto | keine Angabe |
| Partyservice Koschel | keine feste Wertgrenze | nur auf Anfrage | ab 20 Personen |
Wird der Mindestwert nicht erreicht, verlangen manche Betriebe statt einer Ablehnung einen Zuschlag. KERRES Catering berechnet bei Unterschreitung an Sonn- und Feiertagen einen Mindermengenzuschlag von 100 Euro, statt die Bestellung ganz abzulehnen.
Warum kleine Feiern pro Kopf mehr zahlen
Anfahrt, Aufbau und die Zeit in der Küche kosten den Betrieb unabhängig davon, ob 10 oder 40 Gäste kommen. Bei einer kleinen Feier verteilen sich diese festen Kosten auf weniger Portionen. Deshalb liegt der Preis pro Person bei 10 bis 20 Gästen spürbar höher als bei einer großen Feier. Ein Vergleichsportal nennt für klassische Buffets eine Preisspanne von 20 bis 60 Euro pro Person, unabhängig von der Gästezahl, wobei kleine Bestellungen eher am oberen Ende dieser Spanne liegen.
Für sehr kleine Gruppen kann sich deshalb eine andere Lösung mehr lohnen als der volle Partyservice. Bis zu einem Budget von etwa 300 Euro reicht es nach Einschätzung desselben Portals oft, ein Buffet für bis zu 20 Personen selbst zusammenzustellen. Dafür eignen sich der Supermarkt oder ein Feinkostgeschäft in der Nähe. Erst darüber, oder wenn schlicht die Zeit fehlt, lohnt sich der Partyservice trotz des höheren Preises pro Kopf.
Der Betreuungsaufwand bleibt dabei derselbe wie bei einer großen Feier: Jemand muss das Buffet aufbauen, Getränke nachfüllen und am Ende wieder abräumen, egal ob 10 oder 40 Gäste kommen. Bei kleinen Gruppen übernehmen diese Aufgaben deshalb oft die Gastgeberin selbst oder ein paar Freunde, weil eine gebuchte Servicekraft für zwei Stunden kaum wirtschaftlich ist. Wer das nicht möchte, sollte gezielt nach einem Betrieb fragen, der auch bei kleinen Gästezahlen kurze Personaleinsätze anbietet.
Was kleine Feiern für ihr Geld bekommen
Der Umfang, den ein Betrieb bei 10 bis 20 Gästen liefert, unterscheidet sich meist deutlich von einer Buchung für 100 Gäste. Servicepersonal ist bei dieser Größe selten Teil des Grundpakets, weil sich eine ganze Arbeitskraft für zwei bis drei Stunden bei kleinen Gruppen kaum rechnet. Stattdessen bekommen Sie kalte Platten oder ein einfaches Buffet zum Selbstaufbau, oft ergänzt um Einweg- oder Leihgeschirr gegen Aufpreis.
Wer für eine kleine Feier trotzdem einen ungewöhnlichen Rahmen sucht, findet ihn oft nicht beim klassischen Partyservice, sondern bei einem Foodtruck. Ein Vergleichsportal nennt für Foodtrucks Preise ab 500 Euro, viele gute Anbieter verlangen aber ein Mindestbudget von 1.000 Euro. Für 10 bis 20 Gäste lohnt sich das nur bei einem größeren Anlass, nicht für die spontane Feier im kleinen Kreis.
Liegt Ihr Budget unter etwa 300 Euro für die gesamte Feier?
Stellen Sie das Buffet selbst zusammen, etwa aus dem Supermarkt oder von einem Feinkostgeschäft. Ab diesem Budget lohnt sich ein Partyservice wegen des Mindestbestellwerts selten.
Soll die Feier einen besonderen, ungewöhnlichen Rahmen bekommen?
Ein Foodtruck kann passen, kostet aber ab 500 Euro, viele gute Anbieter verlangen 1.000 Euro.
Ein klassischer Partyservice mit kalten Platten oder einfachem Buffet passt am besten. Fragen Sie nach dem Mindestbestellwert für Ihre Gästezahl, bevor Sie ein Angebot einholen.
Was tun, wenn Sie den Mindestwert nicht erreichen
Bevor Sie eine Anfrage wegen zu geringer Gästezahl abschreiben, lohnen sich drei Nachfragen.
- Fragen Sie nach Selbstabholung. Manche Betriebe setzen den Mindestwert nur für die Lieferung an, nicht für die Abholung im eigenen Laden.
- Fragen Sie nach kalten Platten statt einem warmen Buffet. Kalte Platten haben oft eine niedrigere Preisschwelle, weil weniger Aufwand für Warmhaltetechnik anfällt.
- Fragen Sie, ob ein Mindermengenzuschlag möglich ist, statt die Bestellung ganz abzulehnen. Viele Betriebe berechnen lieber einen Aufschlag, als eine kleine Feier abzuweisen.
Wenn keine dieser drei Optionen passt, bleibt für sehr kleine Runden oft nur der Wechsel zu einem anderen Betrieb mit niedrigerer Schwelle. Ob sich Abholung gegenüber Lieferung überhaupt lohnt, hängt dabei stark von der Entfernung zum Betrieb ab. Wer zusätzlich Geschirr und Mobiliar leihen will, sollte diese Kosten von Anfang an mit in den Vergleich nehmen.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Personen liefert ein Partyservice?
Viele Partyservices setzen die Grenze bei 10 bis 20 Personen, manche verlangen stattdessen nur einen Mindestbestellwert unabhängig von der Kopfzahl. Ein Betrieb aus Königs Wusterhausen bei Berlin verlangt ausdrücklich mindestens 20 Personen für Lieferung oder Abholung. Fragen Sie beide Grenzen, Personenzahl und Bestellwert, direkt bei der Anfrage ab.
Was kostet eine kleine Catering-Bestellung für 10 bis 20 Personen?
Bei den drei verglichenen Betrieben liegt der Mindestbestellwert zwischen 50 und 250 Euro netto, an Sonn- und Feiertagen teils bei 500 Euro. Pro Person zahlen Sie bei kleinen Feiern mehr als bei großen, weil sich Anfahrt und Aufbau auf weniger Portionen verteilen. Für ein klassisches Buffet nennt ein Vergleichsportal 20 bis 60 Euro pro Person als übliche Spanne.
Warum ist Catering für wenige Gäste pro Kopf teurer?
Anfahrt, Aufbau und die Vorbereitung in der Küche kosten den Betrieb einen festen Betrag, egal wie viele Gäste kommen. Bei 10 Gästen verteilen sich diese Kosten auf weniger Portionen als bei 40 Gästen, deshalb steigt der Preis je Person. Deshalb lohnt sich für sehr kleine Runden manchmal ein selbst zusammengestelltes Buffet.
Was mache ich, wenn meine Gästezahl unter dem Mindestwert liegt?
Fragen Sie zuerst nach Selbstabholung, denn manche Betriebe setzen den Mindestwert nur für die Lieferung an. Fragen Sie außerdem nach kalten Platten statt einem warmen Buffet, weil diese oft eine niedrigere Preisschwelle haben. Bleibt beides ohne Erfolg, berechnen manche Caterer einen Mindermengenzuschlag statt die Bestellung abzulehnen.
Bekomme ich bei 10 bis 20 Gästen auch Servicepersonal?
Selten als fester Bestandteil des Grundpakets, weil sich eine ganze Servicekraft für zwei bis drei Stunden bei so wenigen Gästen kaum rechnet. Die meisten Betriebe liefern stattdessen kalte Platten oder ein einfaches Buffet zum Selbstaufbau. Wer trotzdem Personal möchte, sollte gezielt danach fragen und mit einem Zuschlag für kurze Einsatzzeiten rechnen.