Was der Caterer vor Ort mindestens vorfinden muss
Nicht jede Location bietet eine klassische Küche, ausreichend Steckdosen oder kurze Wege zwischen Anlieferung und Service. Bevor Sie einen Caterer für eine fremde Location buchen, braucht er deshalb vier Angaben von Ihnen. Gibt es Strom, gibt es fließendes Wasser, gibt es Kühlmöglichkeiten, und gibt es Arbeitsflächen für die Zubereitung? Fehlt eine dieser vier Angaben, muss der Caterer das vorher wissen, nicht erst am Tag der Feier.
Alte Fabrikhallen oder umgebaute Scheunen haben oft nur begrenzte Stromkapazitäten. Für solche Orte braucht der Caterer entweder einen zusätzlichen Stromgenerator oder eine vorherige Absprache, welche Geräte gleichzeitig laufen dürfen. Fragen Sie deshalb schon bei der Locationbesichtigung nach der Zahl und Belastbarkeit der Steckdosen, nicht erst, wenn die Wärmelampen ausfallen.
Wie ein Caterer ohne Küche trotzdem warm serviert
Fehlt eine vollwertige Küche, gleichen mobile Lösungen einen Teil davon aus. Mobile Kühlwagen halten empfindliche Speisen bis kurz vor dem Service kalt, batteriebetriebene Warmhalteplatten übernehmen das Gegenstück für warme Gerichte. Beides ersetzt keine Küche, verlängert aber das Zeitfenster, in dem Essen sicher bleibt.
Bei Rooftop- oder Seelocations kommt ein weiterer Punkt dazu: der Transportweg selbst. Enge Aufzüge oder mehrere Etagen ohne direkten Zugang erschweren den Transport von Kühlboxen und Geschirr erheblich. Klären Sie deshalb vorab, ob ein Lastenaufzug vorhanden ist. Prüfen Sie auch, ob Transportboxen tatsächlich durch jede Tür und in jeden Aufzug passen, nicht erst am Tag der Anlieferung.
Was eine Location für externes Catering verlangen darf
Manche Locations erlauben grundsätzlich nur ihren eigenen, festen Caterer. Andere lassen einen externen Betrieb zu, verlangen dafür aber einen Ausgleich, weil ihnen sonst kein Umsatz aus der Verpflegung bleibt. Zwei Gebühren tauchen dabei oft auf. Tellergeld fällt an, wenn Sie etwa eine eigene Hochzeitstorte mitbringen. Korkgeld fällt an, wenn Sie die Verpflegung bei der Location buchen und eigene Getränke mitbringen.
Die Preisspannen reichen von 2 bis 4 Euro pro Person beim Tellergeld bis zu 3 bis 30 Euro pro Flasche beim Korkgeld, je nach Exklusivität der Location. Für Strom und Wasser für einen Foodtruck nennt ein Hochzeitsportal weitere 50 bis 200 Euro. Diese drei Posten stehen selten von selbst im ersten Preisblatt der Location. Fragen Sie deshalb gezielt danach.
| Gebühr | Wofür | Übliche Spanne |
|---|---|---|
| Tellergeld | Nutzung von Geschirr für mitgebrachte Speisen | 2 bis 4 Euro pro Person |
| Korkgeld | Mitgebrachte Getränke wie Wein oder Sekt | 3 bis 30 Euro pro Flasche |
| Strom- und Wasseranschluss | Zusätzliche Infrastruktur ohne eigene Küche | 50 bis 200 Euro |
Sprechen Sie diese drei Posten vor der Buchung der Location ausdrücklich an, am besten schriftlich. Lassen Sie sich die Summe für Ihre erwartete Gästezahl vorab ausrechnen. Eine mündliche Zusage der Location zum externen Catering ist wertlos, wenn die genauen Gebühren erst auf der Schlussrechnung auftauchen.
Wie Sie beide Seiten frühzeitig zusammenbringen
Der reibungsloseste Weg ist ein gemeinsamer Termin von Location und Caterer, noch bevor Sie beide fest buchen. Dort klärt sich in einer Stunde, was sonst über Wochen hin- und hergeschrieben wird. Auf die Liste gehören Strom, Wasser, Anlieferung, Zeitfenster und die Gebühr für das externe Catering.
Für ein Firmenevent mit größerem Aufwand lohnt sich zusätzlich ein Blick in den Artikel Catering für das Firmenevent planen. Übernimmt der Caterer bei Ihnen alle Aufgaben von der Küche bis zum Abbau, ordnet der Artikel Full-Service-Catering ein, was darin enthalten ist und was nicht.
Häufige Fragen
Was braucht ein Caterer mindestens in einer fremden Location?
Mindestens Strom, fließendes Wasser, Kühlmöglichkeiten und einen ungehinderten Anlieferweg. Fehlt eine vollwertige Küche, gleichen mobile Kühlwagen und batteriebetriebene Warmhalteplatten einen Teil davon aus, ersetzen eine Küche aber nicht vollständig. Klären Sie diese vier Punkte bei der Locationbesichtigung, nicht erst nach der Buchung des Caterers.
Darf eine Location eine Gebühr für externes Catering verlangen?
Ja, manche Locations verlangen Gebühren, wenn Sie etwas mitbringen. Tellergeld fällt etwa für eine eigene Hochzeitstorte an, meist 2 bis 4 Euro pro Person. Korkgeld fällt an, wenn Sie die Verpflegung bei der Location buchen und eigene Getränke mitbringen, meist 3 bis 30 Euro pro Flasche. Fragen Sie beide Posten vor der Buchung ausdrücklich ab, am besten schriftlich.
Was kostet ein zusätzlicher Stromanschluss für den Caterer?
Für Strom und Wasser für einen Foodtruck nennt ein Hochzeitsportal 50 bis 200 Euro, wenn ein externer Caterer die Anschlüsse der Location braucht. Die genaue Höhe hängt von der vorhandenen Infrastruktur und dem Aufwand ab. Klären Sie das vorab mit Location und Caterer gemeinsam, damit die Summe nicht erst auf der Schlussrechnung auftaucht.
Wie serviert ein Caterer warmes Essen ohne Küche vor Ort?
Mit mobiler Ausrüstung: batteriebetriebene Warmhalteplatten und mobile Kühlwagen verlängern das Zeitfenster, in dem Speisen sicher heiß oder kalt bleiben. Das ersetzt keine vollwertige Küche, reicht aber für viele Locations ohne eigene Kücheninfrastruktur aus. Bei größeren Veranstaltungen prüft der Caterer vorab, ob die Technik für Ihre Gästezahl ausreicht.
Warum sollten Location und Caterer sich vor der Buchung treffen?
Weil sich bei einem gemeinsamen Termin Fragen zu Strom, Wasser, Anlieferung und Gebühren in einer Stunde klären lassen, die sonst über Wochen hin- und hergeschrieben werden. Erfährt der Caterer erst nach der Buchung von fehlender Infrastruktur, entstehen teure Zusatzkosten oder das Konzept muss neu geplant werden. Eine frühe Ortsbegehung senkt dieses Risiko.