Was Sie für Geschäftsessen absetzen dürfen
Ein Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Bewerbern zählt steuerlich als Bewirtung. Davon dürfen Sie 70 Prozent als Kosten Ihres Unternehmens absetzen, die restlichen 30 Prozent tragen Sie selbst. Das gilt für das Catering-Buffet auf der Messe genauso wie für das Essen im Restaurant.
Bei der Umsatzsteuer ist das Finanzamt großzügiger. Die Umsatzsteuer auf der Rechnung des Caterers heißt für Sie Vorsteuer. Dürfen Sie Vorsteuer abziehen, holen Sie sich die volle Umsatzsteuer zurück, nicht nur 70 Prozent davon. Nur beim freiwilligen Trinkgeld geht das nicht, weil es dafür keine Rechnung mit ausgewiesener Steuer gibt. Mehr zur Aufteilung zwischen Trinkgeld und Servicepauschale steht im Artikel Trinkgeld und Servicepauschale beim Catering.
Bewirten Sie dagegen nur Ihre eigenen Mitarbeiter, zum Beispiel beim Arbeitsessen während eines Projekttreffens, dürfen Sie die vollen 100 Prozent absetzen. Der Unterschied zur Geschäftsessen-Regel liegt allein daran, wer am Tisch sitzt.
Was der Bewirtungsbeleg enthalten muss
Für den Abzug reicht die Rechnung des Partyservice allein nicht. Sie brauchen zusätzlich einen eigenen Nachweis, den Bewirtungsbeleg, mit Ort, Tag, Anlass und den Namen aller bewirteten Personen, dazu die Höhe der Kosten. Diese Angaben stehen schriftlich, nicht nur im Kopf des Gastgebers.
Nur wer in einer echten Gaststätte bewirtet wird, kommt mit weniger aus: Dort reichen Anlass und Teilnehmerliste, wenn die Rechnung beiliegt. Ein Caterer, der zu Ihnen ins Büro oder auf die Feier liefert, ist rechtlich meist keine Gaststätte. Deshalb brauchen Sie den vollständigen Nachweis, nicht die abgekürzte Version.
Handschriftliche Rechnungen erkennt das Finanzamt nicht mehr an, verlangt wird eine maschinell erstellte Rechnung. Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich Ihr Name, Ihre Anschrift und die getrennt ausgewiesene Umsatzsteuer draufstehen. Heben Sie Beleg und Rechnung acht Jahre lang auf, so lange dauert die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Fragen Sie deshalb schon bei der Buchung nach einer maschinell erstellten Rechnung mit allen Pflichtangaben, die zwölf Fragen vor jeder Zusage stehen im Artikel Catering buchen.
Wie die Feier mit dem Team steuerfrei bleibt
Laden Sie Ihr ganzes Team zur Weihnachtsfeier oder zum Sommerfest ein, gilt eine eigene Regel. Bis 110 Euro pro Kopf bleiben die Kosten für Essen, Getränke, Location und Unterhaltung komplett steuerfrei, für den Mitarbeiter genauso wie für Ihren Betrieb. Diesen Vorteil dürfen Sie für höchstens zwei solcher Feiern im Jahr nutzen.
Bringt ein Mitarbeiter Partner oder Kinder mit, rechnet das Finanzamt deren Anteil dem Mitarbeiter zu. Sind bei 100 Gästen 75 eigene Leute und 25 Begleitpersonen dabei und kosten die Feier insgesamt 10.000 Euro, macht das 100 Euro pro Kopf. Jeder begleitete Mitarbeiter zahlt dann rechnerisch 200 Euro, nämlich seinen eigenen Anteil plus den seiner Begleitung. Das lässt den Freibetrag schneller aufbrauchen, als die reine Kopfzahl der eigenen Leute vermuten lässt.
Übersteigen die Kosten die 110 Euro pro Kopf, wird nur der übersteigende Teil steuerpflichtig, nicht die ganze Feier. Ihr Betrieb kann diesen Teil pauschal mit 25 Prozent versteuern, dann bleibt er für den Mitarbeiter auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Ohne diese Pauschalversteuerung rechnet der Mitarbeiter den Betrag über seine eigene Lohnsteuer ab.
Der Steuervorteil gilt nur, wenn die Feier allen Beschäftigten der Abteilung oder des ganzen Betriebs offensteht. Laden Sie nur die Führungsebene ein, erkennt das Finanzamt die Vergünstigung nicht an. Dann zählen die Kosten in voller Höhe zum steuerpflichtigen Arbeitslohn der Eingeladenen, ganz ohne den Freibetrag von 110 Euro.
Warum die rein private Feier leer ausgeht
Ihren eigenen Geburtstag, eine Hochzeit oder eine private Gartenparty zahlt das Finanzamt nicht mit, auch wenn Sie Unternehmer sind. Solche Feiern zählen zur privaten Lebensführung, und die darf laut Gesetz die Steuer nicht mindern. Das gilt selbst dann, wenn ein paar Kollegen unter den Gästen sind.
Eine Ausnahme gibt es für Angestellte. Das gilt, wenn Sie als Angestellter nur Kollegen nach einem klaren beruflichen Kriterium einladen, etwa die ganze Abteilung oder alle Auszubildenden. Dann können Sie die Kosten als Werbungskosten absetzen, also als Ausgaben für Ihren Beruf. Als Unternehmer zählt Ihre eigene Geburtstagsfeier dagegen grundsätzlich zur privaten Lebensführung. Laden Sie dagegen gezielt einzelne Freunde aus der Firma ein, bleibt es bei einer privaten Feier.
Mischen Sie Kollegen mit Familie und Freunden, teilt das Finanzamt die Kosten auf, wenn sich beide Gruppen sauber trennen lassen. Zählen Sie zum Beispiel 30 Kollegen und 10 private Gäste, können Sie rechnerisch den Anteil der Kollegen geltend machen. Lässt sich die Gästeliste nicht trennen, bleibt die ganze Feier privat, und Sie setzen nichts ab.
Der abzugsfähige Anteil reicht von 0 Prozent bei der privaten Feier bis 100 Prozent beim Arbeitsessen mit dem eigenen Team. Dazwischen liegen 70 Prozent beim Geschäftsessen und ein voller Freibetrag bis 110 Euro pro Kopf bei der Betriebsveranstaltung.
| Anlass | Wer am Tisch sitzt | Was das Finanzamt anerkennt |
|---|---|---|
| Geschäftsessen | Kunden, Lieferanten, Bewerber | 70 Prozent der Kosten absetzbar |
| Arbeitsessen im Team | Nur eigene Mitarbeiter, ohne Feiercharakter | 100 Prozent der Kosten absetzbar |
| Betriebsveranstaltung | Alle Mitarbeiter, offen für die ganze Belegschaft | Bis 110 Euro pro Kopf steuerfrei, höchstens zweimal im Jahr |
| Private Feier | Familie, Freunde, private Gäste | 0 Prozent, die Kosten zählen zur privaten Lebensführung |
Häufige Fragen
Kann ich die Weihnachtsfeier meiner Firma komplett von der Steuer absetzen?
Bis 110 Euro pro Kopf bleibt die Weihnachtsfeier komplett steuerfrei, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Den Betrag darüber versteuert der Betrieb meist pauschal mit 25 Prozent, dann fallen dafür auch keine Sozialabgaben an. Ohne diese Pauschalversteuerung rechnet der Mitarbeiter den übersteigenden Teil über seine eigene Lohnsteuer ab.
Darf ich ein Geschäftsessen mit einem Kunden voll von der Steuer absetzen?
Nein, ein Geschäftsessen mit Kunden dürfen Sie nur zu 70 Prozent von der Steuer absetzen, die übrigen 30 Prozent tragen Sie selbst. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung holen Sie sich dagegen voll als Vorsteuer zurück, wenn Sie dazu berechtigt sind. Nur beim freiwilligen Trinkgeld geht das nicht, weil es dafür keine Rechnung mit ausgewiesener Steuer gibt.
Kann ich meinen eigenen Geburtstag als Unternehmer von der Steuer absetzen?
Nein, als Unternehmer können Sie Ihre eigene Geburtstagsfeier in der Regel nicht absetzen, auch wenn Geschäftsfreunde kommen, denn sie zählt zur privaten Lebensführung. Anders ist es bei Angestellten: Laden sie nur Kollegen nach einem klaren beruflichen Kriterium ein, etwa die ganze Abteilung, können sie die Kosten als Werbungskosten absetzen.
Was passiert steuerlich, wenn ich Kollegen und private Freunde gemeinsam einlade?
Das Finanzamt teilt die Kosten auf, wenn Sie die beruflichen und privaten Gäste zahlenmäßig sauber trennen können. Den Anteil der Kollegen setzen Sie dann als berufliche Kosten an, den Anteil der privaten Gäste nicht. Lässt sich die Gästeliste nicht trennen, bleibt die ganze Feier privat, und der Abzug entfällt komplett.
Reicht die Rechnung des Partyservice als Nachweis beim Finanzamt?
Allein nicht. Sie brauchen zusätzlich einen eigenen Beleg mit Ort, Tag, Anlass, Teilnehmerliste und Kostenhöhe, weil ein Partyservice rechtlich meist keine Gaststätte ist. Nur bei einer Bewirtung in einer echten Gaststätte reichen Anlass und Teilnehmerliste zusammen mit der beigefügten Rechnung.
Zählt Trinkgeld für das Servicepersonal zu den absetzbaren Bewirtungskosten?
Ja, freiwilliges Trinkgeld zählt zu den Bewirtungskosten und unterliegt ebenfalls der 70-Prozent-Grenze. Vorsteuer dürfen Sie darauf allerdings nicht ziehen, weil dafür keine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer vorliegt. Eine Servicepauschale auf der Rechnung behandelt das Finanzamt dagegen wie jede andere Position der Bewirtungskosten.