In welcher Reihenfolge Sie ein Catering planen
Ob Hochzeit, Firmenfeier, runder Geburtstag, Trauerfeier oder Vereinsfest: Die Reihenfolge der Entscheidungen bleibt gleich, nur die Zahlen dahinter ändern sich. Wer diese Reihenfolge umdreht und zuerst einen Caterer bucht, verhandelt später über Menge und Preis ohne eigene Vergleichszahlen. Das macht es leichter, sich ein zu knappes oder ein zu üppiges Angebot aufreden zu lassen.
Anlass und Gästezahl festlegen
Schreiben Sie auf, wie viele Erwachsene und wie viele Kinder kommen und wie förmlich die Feier wirken soll. Diese beiden Angaben bestimmen alles Weitere.
Servierform wählen
Entscheiden Sie, ob es ein Buffet, ein serviertes Menü, Fingerfood oder ein Grillstand wird. Die Servierform legt fest, wie viel Personal Sie brauchen.
Menge und Budget berechnen
Rechnen Sie mit Gramm je Person und Servicekräften je Gästezahl, bevor Sie Angebote einholen. Dann können Sie die Angebote nebeneinanderlegen.
Caterer anfragen und buchen
Erst jetzt schreiben Sie mehrere Betriebe an, mit Anlass, Datum, Gästezahl, Servierform und Budget in einer Anfrage.
Wie viel Vorlauf Ihr Anlass braucht
Die Vorlaufzeiten reichen von 1 bis 2 Wochen für ein Business-Lunch bis zu 6 bis 12 Monaten für eine Hochzeit. Dazwischen liegen 4 bis 6 Wochen für einen privaten Geburtstag und 6 bis 8 Wochen für eine Firmenfeier oder ein Sommerfest mit 50 bis 200 Gästen.
| Anlass | Empfohlener Vorlauf | Was die Quelle dazu sagt |
|---|---|---|
| Hochzeit | 6 bis 12 Monate | Fragen Sie an, sobald Datum und Location feststehen |
| Firmenfeier oder Sommerfest, 50 bis 200 Gäste | 6 bis 8 Wochen | In der Hochsaison von Juni bis September eher länger |
| Privater Geburtstag | 4 bis 6 Wochen | Kurzfristiger geht oft auch |
| Weihnachtsfeier | ab August | Die Kalenderwochen 48 bis 51 sind stark belegt |
| Business-Lunch oder Tagungspause | 1 bis 2 Wochen | Das reicht meist |
Eine zweite Quelle nennt für kleine, spontane private Feiern eine engere Spanne von 2 bis 4 Wochen. Für größere Events, vor allem Hochzeiten, nennt sie mindestens 6 bis 12 Monate und weist darauf hin, dass Anbieter in beliebten Saisonzeiten wie Weihnachten oder Frühling schnell ausgebucht sind. Planen Sie im Zweifel den längeren Vorlauf ein.
Welche Servierform zu Ihrem Anlass passt
Ein klassisches Buffet passt zu den meisten Anlässen und lässt Ihren Gästen die Wahl. Es braucht aber Platz und Zeit zum Anstellen. Ein am Platz serviertes Menü wirkt förmlicher und passt zu einer Hochzeit oder einem festlichen Firmenessen. Dafür braucht es mehr Personal: Nach Angaben der GVO Personal GmbH betreut eine Servicekraft am Buffet 25 bis 30 Gäste, beim servierten Menü nur 10 bis 15.
Für Stehempfänge eignen sich Fingerfood und ein Flying Buffet, bei dem Kellner Häppchen und Getränke herumreichen. Dabei sind es eine bis zwei Kräfte je 20 bis 25 Gäste. Bei einem Grillfest oder einer Gartenfeier kommt oft eine vierte Form hinzu, das BBQ-Catering mit einem Grillstand vor Ort. Mehr zu Grillmengen, Zeitplan und Wetter lesen Sie im Artikel zum BBQ-Catering für Sommerfest und Gartenfeier.
Bei einer Hochzeit kommen zusätzliche Fragen dazu, etwa Sitzordnung und Menüfolge. Sie behandelt der Artikel zum Hochzeitscatering im Detail.
Wie sich die Menge je nach Anlass unterscheidet
Die Menge je Person hängt mehr von Tageszeit und Dauer der Feier ab als vom Anlass selbst. Die Glüxgefühl GmbH aus Berlin nennt 450 bis 600 Gramm für ein leichtes Mittagsbuffet und 800 bis 950 Gramm für ein großzügiges Abendbuffet. Beim Fingerfood sind es vier bis sechs Teile für einen kleinen Empfang und zehn bis fünfzehn Teile, wenn die Häppchen die Mahlzeit ersetzen.
Der Anlass wirkt also indirekt: Er bestimmt, ob Sie mittags oder abends feiern und wie lange. Eine Firmenfeier am Mittag braucht deshalb weniger als eine Hochzeit am Abend, obwohl beide ein Buffet haben. Wie Sie die genaue Menge für Ihre Gästezahl ausrechnen, zeigt der Artikel zur Buffet- und Fingerfood-Menge pro Person mit einem Rechenbeispiel für 80 Gäste.
Beachten Sie Kinder und Sonderkost schon bei der Mengenplanung. Kinder essen weniger, brauchen aber trotzdem Platz und Aufmerksamkeit vom Servicepersonal. Wer vegetarische Gäste hat, plant deren Speisen als eigene Komponenten ein und nicht als Beilage zum Fleischgericht.
Was in Ihre Anfrage an den Caterer gehört
Je genauer Ihre Anfrage ist, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen. Ein Caterer, der nur Datum und Gästezahl kennt, muss raten und kalkuliert im Zweifel vorsichtig nach oben. Schreiben Sie deshalb alle Angaben aus den vier Schritten oben in dieselbe Nachricht und schicken Sie sie an mindestens zwei oder drei Betriebe.
- Anlass, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Feier.
- Gästezahl, getrennt nach Erwachsenen und Kindern.
- Gewünschte Servierform, also Buffet, Menü, Fingerfood oder Grillstand.
- Ort der Feier und was dort vorhanden ist, etwa Strom, Wasser und eine Küche.
- Bekannte Allergien und Wünsche, zum Beispiel vegetarisch oder vegan.
- Ihr Budget je Person, damit der Caterer im passenden Rahmen anbietet.
Bitten Sie alle Betriebe, die Mengen in Gramm je Person und die Zahl der Servicekräfte im Angebot zu nennen. Ein Angebot ohne diese beiden Angaben lässt sich mit den anderen nicht vergleichen, auch wenn der Endpreis ähnlich aussieht.
Was Firmenfeier und Geburtstag zusätzlich brauchen
Bei einer Firmenfeier kommt neben Essen und Getränken meist ein Zeitplan mit Programmpunkten dazu, etwa Reden oder eine Ehrung. Das Catering muss sich darum herumbauen lassen. Sprechen Sie den groben Ablauf mit dem Caterer durch, bevor Sie die Menge festlegen, nicht erst danach.
Bei einem runden Geburtstag mit 30 bis 80 Gästen entscheidet dagegen oft der Ort. Findet die Feier zu Hause statt, liefert der Caterer das Buffet an, und Sie brauchen Platz für Tische und Warmhaltegeräte. Im Saal gibt es meist mehr Platz und manchmal eine eigene Küche, dafür zahlen Sie die Miete.
Beide Anlässe teilen eine Grundfrage: Wie viel Programm verträgt sich mit dem Essen? Reden dürfen keine Teller kalt werden lassen, und Musik soll das Gespräch am Buffet nicht übertönen.
Was bei Trauerfeier und Vereinsfest anders läuft
Nach einer Beerdigung bleibt oft nur wenig Zeit bis zum Leichenschmaus, deutlich weniger als bei allen anderen Anlässen hier. Wie Sie in kurzer Frist ein passendes Essen organisieren, erklärt der Artikel zum Catering für Trauerfeier und Leichenschmaus.
Ein Vereinsfest liegt am anderen Ende: Hier steht meist der Preis im Vordergrund. Wenn das Budget knapp ist, lohnt sich ein Buffet mit Selbstbedienung statt eines servierten Menüs. Es braucht weniger Personal, denn eine Kraft betreut am Buffet 25 bis 30 Gäste und beim Menü nur 10 bis 15.
Klären Sie bei einem Vereinsfest außerdem früh, wer auf- und abbaut und wer sich um Geschirr, Müll und Spülen kümmert. Dann liegen diese Aufgaben nicht erst am Festtag bei den Helfern, und Sie können mit dem Caterer genau festhalten, was er mitbringt und was Ihr Verein selbst stellt.
Häufige Fragen
In welcher Reihenfolge plane ich mein Catering am besten?
Legen Sie zuerst Anlass und Gästezahl fest, danach die Servierform, dann Menge und Budget, und buchen Sie den Caterer erst zuletzt. Wer zuerst den Caterer bucht, verhandelt später ohne eigene Vergleichszahlen über Menge und Preis. Diese Reihenfolge gilt unabhängig davon, ob Sie eine Hochzeit, eine Firmenfeier oder einen Geburtstag planen.
Wie weit im Voraus muss ich einen Caterer für eine Hochzeit buchen?
Rechnen Sie mit sechs bis zwölf Monaten Vorlauf. Das nennen zwei unabhängige Quellen übereinstimmend. Anbieter sind in beliebten Saisonzeiten wie Weihnachten oder Frühling schnell ausgebucht, fragen Sie bei einem solchen Termin deshalb lieber früher an.
Wie viel Vorlauf braucht ein privater Geburtstag oder ein Sommerfest?
Für einen privaten Geburtstag nennt Taste Frankfurt vier bis sechs Wochen, eine zweite Quelle bei kleinen, spontanen Feiern zwei bis vier Wochen. Eine Firmenfeier oder ein Sommerfest mit 50 bis 200 Gästen braucht nach Taste Frankfurt sechs bis acht Wochen, in der Hochsaison von Juni bis September eher länger.
Welche Servierform passt zu meinem Anlass?
Ein Buffet passt zu den meisten Anlässen und lässt Ihren Gästen die Wahl. Ein am Platz serviertes Menü wirkt förmlicher und eignet sich für Hochzeiten, Fingerfood und Flying Buffet für Stehempfänge. Bei einem Grillfest im Garten kommt oft ein eigener Grillstand hinzu.
Wie viele Servicekräfte brauche ich für mein Catering?
Nach Angaben der GVO Personal GmbH betreut eine Servicekraft an einem Buffet mit Selbstbedienung 25 bis 30 Gäste. Bei einem servierten Menü ist es eine Kraft je 10 bis 15 Gäste, bei herumgereichtem Fingerfood eine bis zwei Kräfte je 20 bis 25 Gäste. Für 80 Gäste am Buffet ergibt das rechnerisch drei bis vier Kräfte.